Feiten

De gemeente ontwikkelde in 2021 en 2022 een visie en regeling voor hybride werken. Volgens die visie ging hybride werken niet alleen over thuiswerken, maar ook over samenwerking binnen en tussen teams, verbondenheid met de organisatie, de rol van leidinggevenden en het vinden van een balans tussen organisatiebelangen en individuele behoeften. In april 2022 stelde de gemeente de regeling hybride werken en een aangepast arboplan vast en vroeg zij de ondernemingsraad (OR) om instemming. De regeling moest medewerkers die hybride konden werken faciliteren bij het inrichten van een ergonomische thuiswerkplek. Uitgangspunt was dat medewerkers thuiswerkmiddelen zelf zouden aanschaffen en achteraf, tot bepaalde maximumbedragen, vergoeding zouden krijgen. De OR stelde vragen en uitte bezwaren over onder meer het moeten voorschieten van kosten, het ontbreken van vergoedingen voor headsets en wifi-versterkers, indexering, verlichting en de praktische uitvoering. De gemeente paste de regeling beperkt aan, onder meer door indexering en een hardheidsclausule voor voorschotten op te nemen. Zij weigerde echter headsets en wifi-versterkers in de regeling op te nemen, omdat deze volgens haar geen verplichte arbomiddelen waren, mede privé konden worden gebruikt en extra kosten zouden meebrengen. Na overleg weigerde de OR in te stemmen. Volgens de OR ontbraken transparantie en objectieve criteria, vooral rond het verstrekken van headsets en wifi-versterkers. De OR wilde voorkomen dat medewerkers afhankelijk zouden zijn van de willekeur van individuele leidinggevenden. Ook vond de OR dat de regeling, gelet op de brede visie op hybride werken, meer moest omvatten dan alleen een arboconforme thuiswerkplek. De gemeente verzocht de kantonrechter om vervangende toestemming op grond van artikel 27 lid 4 WOR. Zij stelde dat de regeling nodig was om te voldoen aan haar zorgplicht voor een veilige en gezonde werkplek en dat medewerkers door de weigering geen vergoeding konden krijgen voor noodzakelijke thuiswerkmiddelen. Ook wees zij op aanzienlijke extra kosten bij uitbreiding van de regeling. De OR voerde aan dat zijn bezwaren zwaarder wogen en dat de gemeente onvoldoende had aangetoond dat er sprake was van zwaarwegende bedrijfsbelangen.

Oordeel

De kantonrechter stelt vast dat de gemeente voor de regeling instemming van de OR nodig had. Vervangende toestemming kan alleen worden verleend als de weigering van de OR onredelijk is of als zwaarwegende bedrijfsorganisatorische, bedrijfseconomische of bedrijfssociale redenen het besluit vereisen. Volgens de kantonrechter mocht de OR belang hechten aan een transparante en toekomstbestendige regeling die door leidinggevenden eenduidig wordt toegepast. De regeling zag bovendien niet alleen op een arboconforme thuiswerkplek, maar op hybride werken in brede zin. De gemeente kon daarom niet volstaan met het argument dat headsets en wifi-versterkers geen verplichte arbomiddelen zijn. De zorgen van de OR over willekeur waren niet ongegrond. Ter zitting bleek dat headsets in de praktijk wel functiespecifiek werden verstrekt, maar onduidelijk was waar dit was vastgelegd, voor welke functies dit gold en onder welke voorwaarden. Ook was onweersproken dat verstrekking mede kon afhangen van de betrokken leidinggevende. De financiële argumenten van de gemeente waren onvoldoende concreet onderbouwd. De enkele stelling dat uitbreiding van de regeling tot een kostenstijging van 45% zou leiden, maakte de weigering van de OR niet onredelijk. Ook het argument dat medewerkers door het ontbreken van instemming nog geen vergoeding konden krijgen, was daarvoor onvoldoende. De kantonrechter oordeelt daarom dat de OR zijn instemming niet onredelijk heeft geweigerd. Het verzoek om vervangende toestemming wordt afgewezen.