OR X/X

Op 20 juni 2012 heeft X meegedeeld dat alle medewerkers een collega of een teammanager moeten machtigen om toegang te krijgen tot hun persoonlijke mailbox, zodat alle e-mails bij afwezigheid binnen 24 uur kunnen worden beantwoord. De ondernemingsraad (hierna: OR) stelt zich op het standpunt dat sprake is van een instemmingsplichtig voorgenomen besluit ex artikel 27 lid 1 sub k en l WOR. De bedrijfscommissie heeft geadviseerd de OR om instemming te vragen. In kort geding zijn de vorderingen van de OR toegewezen en is het X verboden om uitvoering te geven aan het besluit (zie AR 2012-0751). Het Gerechtshof Amsterdam heeft het vonnis in kort geding bekrachtigd. Onderhavige zaak was in afwachting van de uitspraak van het Gerechtshof Amsterdam aangehouden. De OR verzoekt voor recht te verklaren dat voorafgaand aan het besluit van 20 juni 2012 instemming aan de OR gevraagd had moeten worden. De OR onderbouwt zijn verzoek onder meer met een beroep op de artikelen 10 en 13 Grondwet en de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

De kantonrechter oordeelt als volgt. Er is sprake van een regeling als bedoeld in artikel 27 lid 1 sub k WOR: een regeling omtrent het verwerken alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen. Gegevens met betrekking tot e-mails van werknemers zijn in het algemeen te kwalificeren als persoonsgegevens. Uit de gedragscode blijkt dat e-mails voortdurend worden vastgelegd voor verschillende doeleinden. De e-mails in de mailbox van een medewerker kunnen daarom worden aangemerkt als een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de Wbp. Nu uit de van toepassing zijnde gedragscode volgt dat de e-mailbox incidenteel en kortstondig ook voor privédoeleinden gebruikt mag worden, kan dit wel de privacy van de medewerkers raken. Met het besluit heeft een collega of teammanager toegang tot de mailbox en bestaat de mogelijkheid dat ook privé-e-mails of privé gerelateerde e-mails kunnen worden gelezen. Er is ook sprake van een regeling als bedoeld in artikel 27 lid 1 sub l WOR: een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming of controle van aanwezigheid, gedrag of prestaties van de in de onderneming werkzame personen. Hoewel het onderhavige besluit niet is gericht op de controle van medewerkers, is de te treffen voorziening, te weten dat een teammanager na toegang te hebben aangevraagd bij het bedrijfsbureau S&M inzage heeft in een e-mail, geschikt voor waarneming van gedrag of prestaties van in de onderneming werkzame personen. Zowel op grond van artikel 27 lid 1 sub k als sub l WOR komt de OR instemmingsrecht toe. De OR heeft de nietigheid van het besluit tijdig ingeroepen. De verzoeken van de OR worden toegewezen.